João era o funcionário que cuidava do site da empresa. Era ele quem sabia a senha do WordPress, onde o domínio estava registrado, qual era a hospedagem, qual conta dava acesso ao Google e onde ficavam os backups.
Quando alguém precisava alterar alguma coisa, chamava o João. Funcionava. Até o dia em que João deixou a empresa.
E foi aí que surgiu uma pergunta aparentemente simples: “Quem sabe como entrar no nosso site agora?”
Se a resposta for “ninguém”, existe um problema. E ele pode ser bem maior do que simplesmente não saber a senha do WordPress.
O site continua funcionando… até alguém precisar mexer nele
O mais curioso é que esse tipo de problema costuma passar completamente despercebido.
- O site continua no ar
- Os clientes continuam acessando
- O Google continua encontrando e indexando as páginas
- Os e-mails continuam chegando
Então, aparentemente, está tudo bem. Até que alguém precisa trocar o número de telefone da empresa…. ou atualizar o endereço….ou criar uma nova conta de e-mail….ou corrigir alguma informação… ou simplesmente fazer uma atualização no site.
E surge a pergunta: “Quem tem acesso?”
João tinha. Mas João não está mais na empresa.
É nesse momento que uma situação que parecia perfeitamente normal começa a revelar um problema de organização.
Quem realmente é o dono do seu site?
Aqui existe uma confusão bastante comum.
Uma empresa pode dizer: “O site é nosso.”
Claro que é. Mas o que exatamente significa “nosso” nesse caso?
Um site não é uma única coisa.
- Existe o domínio
- Existe a hospedagem
- Existe o WordPress
- Existem as contas de e-mail
- Podem existir serviços como Google Search Console e Analytics
- Podem existir contas de plugins, serviços externos, ferramentas de formulário, sistemas de backup e várias outras coisas.
E cada uma delas pode estar vinculada a uma conta diferente.
É perfeitamente possível que a empresa seja proprietária do negócio, pague pelo site e até apareça como responsável pela marca, mas não tenha controle efetivo sobre todos esses recursos.
O domínio pode estar registrado em uma conta pessoal de alguém, a hospedagem pode estar no cadastro de um antigo funcionário, o WordPress pode ter somente um administrador, o acesso ao Google pode estar vinculado ao Gmail de uma pessoa que saiu há dois anos.
Nesse cenário, uma pergunta importante deixa de ser: “De quem é o site?”
E passa a ser: “Quem realmente controla o site?”
São coisas diferentes.
O problema não é o funcionário ter acesso. É só ele ter acesso.
É importante deixar uma coisa clara: não existe nada de errado em um funcionário cuidar do site.
Aliás, alguém precisa fazer isso.
O problema começa quando uma única pessoa se torna a única ponte entre a empresa e toda a sua presença digital. O funcionário sabe as senhas, sabe onde está o domínio, sabe qual é a hospedagem, sabe como acessar o WordPress, sabe onde estão os backupss, sabe qual e-mail recebe os avisos.
E talvez ninguém mais saiba.
Enquanto essa pessoa continua na empresa, tudo parece ótimo. Quando ela sai, aparece a fragilidade.
Não é necessariamente um problema de má-fé e nem significa que João, agora, ex-funcionário do nosso exemplo, possa fazer alguma coisa errada.
Pode ser simplesmente falta de organização.
A empresa foi crescendo, as pessoas foram assumindo responsabilidades e ninguém parou para pensar no que aconteceria se aquela pessoa deixasse de estar disponível.
“Mas o site foi feito pela agência…”
Troque o funcionário por uma agência, um freelancer ou um profissional que prestava serviço para a empresa.
O problema pode continuar exatamente igual.
- “Foi aquela agência que fez.”
- “Era o rapaz que cuidava.”
- “Ele que registrou o domínio.”
- “Ele sabe onde está hospedado.”
- “Não temos mais contato com ele.”
Essas frases são mais comuns do que deveriam.
E existe uma diferença importante entre uma empresa cuidar do seu site e uma empresa depender de outra para conseguir acessar o próprio site.
O prestador pode ter acesso administrativo, pode fazer manutenção, pode cuidar das atualizações, pode até ser responsável por toda a parte técnica.
Mas a empresa deveria continuar tendo condições de recuperar o controle dos recursos que são seus.
Afinal, o site pode ser administrado por terceiros mas a propriedade e o controle não deveriam desaparecer junto com o terceiro.
E se ninguém souber onde está o domínio?
Esse talvez seja um dos casos mais desagradáveis. Imagine que o site está funcionando normalmente, a hospedagem está funcionando, os e-mails estão funcionando.
Tudo parece normal.
Até alguém precisar renovar, transferir ou alterar alguma coisa relacionada ao domínio. Então vem a pergunta:
“Em qual conta esse domínio está registrado?”
Ninguém sabe.
> “Deve estar no e-mail da empresa.”
Qual e-mail?
> “Talvez no Gmail do João.”
Qual Gmail?
> “Não sei.”
É nesse momento que fica evidente que ter um site funcionando não significa necessariamente ter o controle dele.
O domínio, o site e os emails são peças fundamentais da presença digital de uma empresa.
Se ninguém sabe onde eles estão, quem possui acesso ou como recuperar a conta responsável, existe uma dependência que deveria ser corrigida.
O funcionário foi embora. Os acessos também precisam ir.
Quando alguém deixa de ser responsável pelo site, não basta simplesmente apagar o usuário do WordPress.
É preciso lembrar que o site pode estar conectado a vários outros serviços.
Por isso, uma mudança de responsável é um bom momento para revisar pelo menos:
- acesso administrativo ao WordPress;
- hospedagem;
- domínio;
- contas de e-mail utilizadas para recuperação;
- Google Search Console;
- Google Analytics;
- contas de plugins e serviços externos;
- ferramentas de backup;
- certificados e serviços relacionados;
- usuários que ainda possuem acesso.
Também vale verificar se existem contas antigas de funcionários ou prestadores que já não deveriam ter acesso. Não é paranoia. É organização.
Uma empresa deveria saber quem consegue acessar seus recursos digitais e por quê.
O site deveria sobreviver à saída de qualquer pessoa
Um bom teste é imaginar uma situação simples:
A pessoa que cuida do site hoje não poderá mais trabalhar na empresa amanhã.
O que acontece?
Se a resposta for: “Outra pessoa assume e continua tudo normalmente”, ótimo.
Mas se a resposta for: “Precisamos ligar para ele para descobrir a senha”, “Só ele sabe onde está o domínio”, “Não sabemos qual e-mail foi usado”, “Ele que sabe como entrar no servidor”, então existe uma dependência que merece atenção.
Isso não significa que todo mundo precise saber tudo. O responsável técnico pode continuar sendo responsável técnico. O administrador do site pode continuar administrando o site. A agência pode continuar fazendo a manutenção. O funcionário pode continuar cuidando de tudo aquilo que faz parte do seu trabalho.
A diferença está em uma coisa bastante simples:
a empresa precisa conseguir continuar existindo digitalmente sem depender da existência daquela pessoa.
Afinal, de quem é o site?
Talvez essa seja a pergunta mais importante deste artigo.
Se você não sabe quem possui o domínio, quem controla a hospedagem, quem tem acesso administrativo ao WordPress ou qual conta pode recuperar esses acessos, talvez você não tenha exatamente o controle que imagina ter.
E não é preciso esperar alguém pedir demissão para descobrir isso.
Vale fazer o teste agora.
Pegue uma folha de papel ou o bloco de notas de seu computador e tente responder:
- Onde está registrado o nosso domínio?
- Quem consegue acessar a hospedagem?
- Quem é administrador do WordPress?
- Qual e-mail é usado para recuperação dessas contas?
- Quem possui acesso ao Google Search Console?
- Onde estão os backups?
- Existe algum ex-funcionário ou antigo prestador que ainda tenha acesso?
Se todas as respostas estiverem claras, ótimo, você tem o controle de seu site e sabe o que fazer se algo der errado.
Se algumas forem “não sei”, talvez aí exista um problema que precisa ser resolvido o mais rapidamente possível.
Porque um site pode continuar funcionando perfeitamente durante anos sem que ninguém perceba que o controle dele ficou pelo caminho. Até o dia em que alguém vai embora.
E, junto com essa pessoa, parece ir embora também a única coisa que mantinha tudo funcionando.
